郵件系統是企業信息化過程中不可或缺的通訊軟件，一般企業可采取自建、租用、云端部署等多種方案，無論采取哪種方案，使用郵件系統為企業員工以及外部客戶提供電子郵件通訊服務是其基本功能。 在基本功能基礎上實現在線會議，個人/項目級即時通訊，遠程演示，日程共享管理、網絡電話等高級企業信息通訊功能，建立企業統一通訊平臺，是企業郵件系統的長期目標，目前最先進的郵件系統軟件已實現這一目標，國內產品主要集中在郵件功能部份。
1、安全性，能不能有效地隔離病毒郵件，確保在危機時期的激烈競爭中企業機密不會被別人盜用。在安全威脅產生時，郵件系統能夠迅速的應對，以最快的速度采取防護措施。有效的過濾那些垃圾郵件，提高工作的效率。
2、穩定性，可以讓郵件在幾分鐘、甚至幾秒鐘內到達對方的手中，提高企業在危機機中把握商機的能力，這需要郵箱服務商在國內外多個網絡運營商的主干網數據中心旋轉郵件服務器，來避免因地區間的網絡問題影響整個系統的運作。
3、易管理性，需要郵箱系統在設計上體現用戶友好界面，在設置上方便后臺管理人員操作，在支撐上提供貼心的今后服務。
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